在2026年的职场生态中，行政助理（EA）的角色正经历着前所未有的变革。仅仅两年时间，这个曾经以时间管理、平衡高管工作与生活为核心的岗位，已经进化为企业高管的“效能倍增器”，而AI技术则成为推动这场变革的核心动力。如今，一名优秀的行政助理不仅需要传统的协调能力，更要掌握一套全新的AI工具应用技能，才能在岗位上创造更大价值。
AI技术的成熟，首次让一位训练有素的行政助理同时支持多位高管成为可能。通过工作流优化与自动化，行政助理的支持深度不断拓展，其角色定位正逐渐向“幕僚长”靠拢，不再是简单的事务执行者，而是能够参与核心工作决策的重要伙伴。
在Viva Talent对旗下行政助理的调研中，Slack、ChatGPT、Notion、Zapier、Granola、Claude等工具成为高频提及的AI赋能工具。但真正的价值不在于工具本身，而在于这些工具如何被有机整合，形成高效的工作闭环。顶尖的行政助理并非AI工具的收集者，而是能够让不同工具协同工作的“连接器”。
以企业广泛使用的Slack为例，大多数公司将其视为普通聊天工具，但优秀的行政助理能将其打造成高效的运营指挥中心。通过设置基于表情符号的自动化规则，结合Notion的任务管理功能，高管在Slack中收到的请求可以自动转化为可追踪的任务，无需手动录入待办清单，彻底避免了任务遗漏的风险。这种自动化的任务流转机制，让所有工作都处于可控状态，高管无需再担心重要事项被忽视。
邮件过载是职场普遍存在的痛点，而AI工具为行政助理提供了全新的解决方案。虽然很多人将ChatGPT和Claude视为高级自动补全工具，但行政助理们正在挖掘这些工具的深层价值。通过在高管的邮件和Slack沟通数据上训练生成式AI模型，系统可以精准学习高管的沟通风格、语气偏好和关注重点，进而以高管的口吻撰写邮件、过滤无关信息，甚至将百页报告浓缩为关键要点。这种个性化的AI应用，将原本需要15-20分钟的邮件处理时间缩短至几秒，让高管能够将精力集中在决策上，而非繁琐的信息处理。
会议场景同样在AI的赋能下发生变革。借助Granola等AI会议工具，行政助理无需全程手动记录会议内容，系统可以自动生成会议纪要。结合ChatGPT的提示词优化，会议结束前就能完成纪要整理并分发。更重要的是，当高管无法出席会议时，掌握了AI工具的行政助理可以作为代理参会，基于Granola生成的会议纪要和对高管工作流程的深入理解，独立主持客户沟通或内部同步会议，确保工作节奏不被打断。
Viva的联合创始人Adnan Khan分享了一个实用案例：在准备与客户的会议前，他通过Granola的LLM搜索功能，仅用几秒就找到了客户孩子的名字，为建立良好的客户关系提供了细节支持。此外，行政助理还能利用AI工具创建“外出期间工作汇总”文档，将关键更新、错过的会议和邮件摘要分类呈现，让高管在短时间内就能全面了解工作进展。
当不同AI工具形成协同工作流时，其效率提升更为显著。以高管会议准备流程为例，传统方式需要手动收集公司信息、整理内部数据、准备简报文档，整个过程耗时超过一小时。而掌握Zapier的行政助理可以创建自动化工作流：从HubSpot或Google Sheets输入基础信息开始，Zapier的AI会自动提取公司数据并生成亮点分析，与内部文档对比识别关键讨论点，自动生成简报文档和演示幻灯片，并将所有材料存入云文件夹供团队访问，最后向高管和支持人员发送流程总结邮件。这种自动化流程可将准备时间缩短70%，且结果稳定可靠。
会议后的跟进工作同样可以自动化。Granola生成的会议记录会同步到Zapier，AI自动起草给客户的跟进邮件，同时将内部会议纪要发送到专用Slack频道。对于没有内置Zapier支持的复杂工作流，行政助理还能通过ChatGPT的提示词功能，无需编码经验即可创建Google Apps脚本，实现从内部仪表板到每周报告的数据自动提取，彻底消除繁琐的复制粘贴工作。
展望未来，能够在这场变革中脱颖而出的行政助理，并非那些掌握最多工具的人，而是具备系统思维、能够识别并解决工作流瓶颈、知道如何在保证质量的前提下安全实现自动化的专业人才。如今，成功的高管们已经开始受益于这些精通AI的行政助理，他们构建的智能系统不仅能响应需求，更能主动预判需求，为企业创造更大价值。
原创文章，作者：王 浩然，如若转载，请注明出处：https://www.dian8dian.com/2026-nian-ai-fu-neng-xing-zheng-zhu-li-cong-shi-jian-guan
